Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa: Các loại giấy tờ cần thiết

– Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là các giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục xuất hoặc nhập khẩu một lô hàng. Bao gồm các chứng từ như invoice, packing list, CO, L/C, hợp đồng, tờ khai… Tùy thuộc vào vai trò là người bán hay người mua hàng, việc chuẩn bị chứng từ sẽ khác nhau.

 Các giấy tờ xuất khẩu thường được do người bán hàng (nhà xuất khẩu) chuẩn bị, bao gồm invoice, packing list, CO… Trong khi đó, L/C là giấy tờ do người mua hàng (nhà nhập khẩu) cung cấp. Trong một số trường hợp, cả hai bên đều phải chuẩn bị các giấy tờ như hợp đồng, tờ khai…

Bộ hồ sơ hải quan chỉ bao gồm các chứng từ cần thiết để khai báo hàng hóa, chẳng hạn như tờ khai hải quan và một số giấy tờ xuất nhập khẩu: Hợp đồng, invoice, packing list, CO…

Chứng từ khai báo thủ tục hải quan & vận chuyển

Chứng từ khai báo thủ tục hải quan & vận chuyển: Những giấy tờ cần thiết
Để hoàn thành việc vận chuyển hàng hóa quốc tế, bộ chứng từ khai báo thủ tục hải quan & vận chuyển là vô cùng quan trọng. Bao gồm những giấy tờ cần thiết để đảm bảo sự thông suốt và an toàn cho lô hàng.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: Thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v… Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất cho mọi bên tham gia trong giao dịch thương mại quốc tế.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ khai báo trị giá hàng hóa để khai báo với hải quan nhập khẩu. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán và khai báo hải quan, áp thuế. Cho nên cần thể hiện rõ những nội dung như: Đơn giá thương mại, tổng số tiền, phương thức thanh toán…

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là loại chứng từ thể hiện đóng gói của lô hàng. Khai báo lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và kích thước các kiện thế nào… Packing List giúp đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa, bốc xếp, quản lý, vận hành đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Vận đơn (Bill of Lading) là chứng nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển). Vận đơn đường biển gốc quan trọng cho các lô hàng giá trị lớn, thanh toán L/C. Bill Surrender thì đơn giản hơn. Đây là chứng từ quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa đường biển quốc tế.

Vận đơn tàu biển

– Vận đơn hàng không (Air waybil) là chứng từ do hãng hàng không vận tải xác nhận việc nhận lô hàng vận chuyển bằng máy bay. Thuật ngữ tiếng Anh là Air waybill, viết tắt là AWB.

Vận đơn hàng không

 – Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Chứng từ khai báo hàng hóa xuất nhập, nhập khẩu với cơ quan hải quan để kiểm tra trước khi cho xuất khẩu ra hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

Chứng từ Xuất nhập khẩu khác

Những chứng từ dưới đây tùy theo trường hợp của hợp đồng thương mại sẽ có các yêu cầu thêm:
– Hóa đơn tham chiếu (Proforma Invoice): Là xác nhận về lô hàng và trị giá tham khảo, thường dùng cho các lô hàng cá nhân, hàng đơn giản.
– Thư tín dụng (L/C): Phát hành bởi ngân hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu, là sự cam kết trả tiền cho người xuất khẩu. L/C là phương thức và chứng từ phổ biến và an toàn trong thanh toán quốc tế. Người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ và phải hợp lệ theo điều kiện trên L/C.
– Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB). Bảo hiểm theo điều kiện A hay B tùy người mua bảo hiểm.
– Chứng nhận xuất xứ (C/O): Là chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại đâu,. C/O form A, B, D hay tùy theo hiệp định thương mại giúp nhà nhập khẩu hưởng thuế ưu đãi thấp hoặc miễn thuế.
– Chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là chứng thư do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích là kiểm tra, ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các nước.
Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate) do những đơn vị có chức năng khử trùng kiểm dịch thực hiện và phát hành. Khử trùng hàng hóa là biện pháp khử vi khuẩn, côn trùng nguy hại trước khi vận chuyển và nhập khẩu. Tránh sự lây lan gây hại.